Ömer Faruk TOKTAŞ-Şehrivan ÖZEL Gelişen teknoloji dünyada her gün yeni bir şeyleri değiştirirken, kamuda da teknolojinin getirdiği kolaylıklar yavaş yavaş uygulamaya konuyor. Bunlardan birisi de yıllardır kağıt israfının ve uzun zaman alan götür-getir işlemlerinin sona ermesinde önemli bir adım olan Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti. TNB’nin kurduğu bu hizmet Türkiye’nin dört bir yanında olduğu gibi Van’da da kısa sürede büyük bir aşamaya geldi bile!13 Ocak 2012 tarihinde, Türkiye Noterler Birliği Vakfı tarafından, kayıtlı elektronik posta hizmetini güvenli bir şekilde vermek üzere kurulan TNB Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret A.Ş. resmi yazışmalarda kâğıt ve dosya devrini ortadan kaldıracağa benziyor. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından KEP hizmeti vermek üzere lisanslanmış ilk özel kuruluş olan TNB KEP, Van Bayiliği’ni 2014 yılının Mart Ayı’nda açarak etki ağına yeni bir il kattı. TNB KEP daha kuruluşunun ilk dönemlerinde sunduğu kayıtlı e-posta hizmetiyle büyük rağbet görüyor.TNB KEP Van Bayisi Şirket Müdürü Kamuran Olur konu ile ilgili gazetemize yaptığı açıklamalarda “Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), Türk Ticaret Kanunu ile hayatımıza girmiş güvenli bir iletişim metodudur. İadeli taahhütlü postanın elektronik hali olarak tanımlayabileceğimiz KEP, gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli e-posta hizmetidir.” İfadelerini kullandı.‘BU YAZIŞMALARIN RESMİ GEÇERLİLİĞİ VAR’Kep ile yapılan yazışmaların resmi geçerliliği olduğunu ifade eden Olur “Bizim Türkiye genelinde kurulan firmamız 2012 yılında elektronik posta hizmetini güvenli bir şekilde vermek üzerine kurulmuştur. Biz firmamızın Van Bayiliğini ise 2014 yılının Mart Ayı’nda aldık. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), Türk Ticaret Kanunu ile hayatımıza girmiş güvenli bir iletişim metodudur. İadeli taahhütlü postanın elektronik hali olarak tanımlayabileceğimiz KEP, gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli e-posta hizmetidir. 19 Ocak 2013 tarihli Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere e-tebligat almak için zorunlu hale getirilen KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) uygulaması, tüm e-iş süreçlerini hızlandıracak güvenli bir iletişim altyapısı sunmaktadır.” Dedi.‘KEP YAZIŞMALARI DELİL NİTELİĞİ TAŞIYOR’Kayıtlı Elektronik Posta ile yapılan yazışmaların mahkemelerde delil niteliği taşıdığını belirten Olur “Finansal piyasalarda denetim yapmakla yetkili bağımsız denetim kuruluşları Kayıtlı Elektronik Posta yasal bir zorunluluk olmasının ötesinde kişi, kurum ve kuruluşlaraBirçok fayda da sağlamaktadır. Kâğıt kullanımını ortadan kaldıran çevreci bir uygulama olanKEP ile firmalar kâğıt kullanımı, arşivleme, posta ve işlem maliyetlerini %70'e varan oranlarda azaltabilirler. Bilgi akışının hızlı ve güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayan bu sistem; gönderilerinizin bütünlüğünü güvence altına alır, teslim etme ve okuma garantisi sunar ve en önemlisi iş süreçlerinize hız ve verimlilik katar. Kullanmakta olduğumuz özel e-posta hesapları Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistem özelliklerine sahip olmadığından anlaşmazlık durumlarında yasalar karşısında bir ispat ve delil niteliği taşımıyor, içeriği değiştirilebileceğinden riskli ve orijinalliği şüpheli kabul ediliyor. Ancak KEP ile gönderilen elektronik iletilerin içerikleri değiştirilemediği, teknik olarak orijinalliği ispatlanabildiği için, KEP yeni Türk Ticaret Kanunu'nda [TTK], hukuken geçerli elektronik posta gönderim şekli olarak tanımlanıyor. Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti vermek üzere Bilgi Teknolojileri ve iletişim Kurumu (BTK) tarafından lisanslanmış ilk özel kurum olan TNB KEP, Türkiye Noterler Birliği Vakfı şirketidir. Engin deneyimini, yasal mevzuatlara hâkimiyetini ve hukuk tecrübesini elektronik ortama taşıyan TNB KEP, uzman personeli ve uluslararası güvenlik ve kalite sertifikalarına sahip bilişim teknolojileri alt yapısı ile kişi ve kuruluşların KEP ihtiyaçlarına cevap vermektedir.” İfadelerini kullandı.‘NORMAL YAZIŞMALAR OLDUKÇA MASRAFLI’Normal yazışmalarda hem zamandan hem de maddi yönden ciddi harcamalar yapıldığını belirten Olur “Bizim bölgemizin insanları cezai bir yaptırım olmadan kayıtlı elektronik posta konusunda girişimde bulunmuyor. Bu uygulamanın ekstra maliyet getirdiğini bile düşünenler var. Hâlbuki kayıtlı elektronik posta ekstra maliyetin aksine tasarruf sağlıyor. Bir yazışma sürecinde evrakları hazırlamanız ve alıcı kişiye göndermeniz en az 3 günü bulabiliyor. Bununla birlikte alıcının yerinde olmaması evrakların size geri gönderilmesine sebep oluyor. Ayrıca normal bir yazışmada kâğıdından dosyasına kadar birçok noktada ekstra ücretler ödüyorsunuz. Eğer gönderiyi ilettiğiniz alıcı bir de şehir dışında ise göndereceğiniz evrakları kargo yolu ile göndermelisiniz bu da daha fazla maliyete sebep olabiliyor. Kısacası size maliyeti olan bir yazışma yapıyorsunuz ve bu yazışmanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı da garanti altına alınamıyor. Tam bu noktada kayıtlı elektronik posta hizmetinin sağladığı yararlar gözden kaçırılıyor. Kayıtlı elektronik posta ile birlikte gelen bir yasa da vardır. Kişi e-posta hesabına gelen iletiyi okusun ya da okumasın 24 saat geçtikten sonra okumuş sayılıyor. Buda karşı tarafa gönderi garantisi sağlıyor. Eğer hesaba gelen gönderi okunursa da göndericiye yine e-posta üzerinden gönderinin alındığına ve okunduğuna dair ileti gönderilir. Bu yazışmalar da 20 yıl boyunca kayıt altında tutulur. Herhangi bir ihtiyaç durumunda bu yazışma kayıt altından çıkarılır. Mahkemelerde ve birçok noktada bu kayıtlar kullanılabilir.” Diyerek ekledi.‘İŞTE KEP’İN TÜM AVANTAJLARI’Kayıtlı Elektronik Posta’nın avantajlarına değinen Olur “Kayıtlı elektronik posta saydığım faydaların yanında birçok avantaj daha sağlıyor. Bunlar arasında bu uygulama ile gönderi kayıtlarınıza ihtiyaç duyduğunuz anda ulaşıp yasal kanıt olarak kullanabilirsiniz. Yine KEP ile e-postanızın alıcıya kesin olarak ulaştırıldığını ve okunduğunu garanti altına alabilirsiniz. KEP iler resmi ve ticari işlemlerinizde hız kazanır, kâğıt ve posta işlem maliyetlerinizi düşürebilirsiniz. KEP’in ihtiyaçlarınıza özel sunduğu uygulamaları ve entegre çözümlerle kurumunuza fayda sağlarsınız. Etik, güvenilir ve müşteri odaklı hizmet ile güvenli elektronik haberleşme alt yapısından yararlanabilirsiniz. KEP ile gönderilerinizin bütünlüğünü güvence altına alırsınız. KEP ile şahsen ulaştırılması gereken ve ulaştığından emin olmak istediğiniz tüm gönderimlerinizi saniyeler içerisinde yapabilirsiniz. Bu uygulama ile kâğıt tüketimini azaltarak çevreye katkıda bulunabilirsiniz.” Şeklinde konuştu.‘KEP BİR GEREKSİNİM OLARAK GÖRÜLMELİDİR’Kuruluşların gerçekten bu uygulamayı bir gereksinim olarak benimsemesi gerektiğini belirten Olur “Kayıtlı elektronik posta hizmeti ürün alış satışlarında senet hükmü taşıyor. Bir ürünü almak istediğinizde bunu kayıtlı elektronik posta yolu ile yapabiliyorsunuz. Örneğin bir mobilya firması düşünün, mobilya siparişi veriyorsunuz ve bu mobilya ileri ki bir zamanda verdiğiniz adrese geliyor. Ama siz o an için adreste olmayınca bir yakınınız alıyor. O teslim alan kişinin gönderiyi hatalı mı teslim aldı, ya da gönderi de bir sıkıntı mı vardı bilemiyorsunuz. Bu alışveriş kayıtlı elektronik posta üzerinden yapıldığında ise gönderiyi sipariş etmeniz ve alış sürecinize kadar birçok noktada onay vermiş sayılıyorsunuz. Bununla birlikte ilerleyen süreçte yaşayabileceğiniz olası bir sıkıntı da bu alışveriş yazışması kayıt altında tutulduğu içi bazı haklar iddia edebiliyorsunuz. Van’da bu hizmeti Ticaret ve Sanayi Odası aldı, Mali Müşavirler Odası aldı ve bunun yanında 100’ün üzerinde özel firma aldı bu hizmeti. Bu hizmeti alan kuruluşların bir kısmının amacı yasal zorunluluk gereğidir, bir kısmı da gerçekten böyle bir hizmetin katkı sağlayacağını düşündüğü içi almıştır. Bizim şu anki beklentilerimiz ticaret ile uğraşan ya da bu tür yazışmaları sıkça kullanan kuruluşların zorunluluktan ziyade ihtiyaç üstüne bu uygulamaya geçmesidir.” Diyerek sözlerini noktaladı.